ضمن إطار النظام الأساسي لموسوعة نبلاء السير الذاتية، ولوائحها التنفيذية، الهادفة إلى ترسيخ معايير التميز والارتقاء بسياسات الانضمام، وتعزيز منظومة الجودة، وفق أعلى ضوابط الحوكمة، وبما يكفل توفير بيئة مؤسسية آمنة ومنضبطة، قائمة على معايير دقيقة، تضمن النزاهة والمهنية والاستحقاق:
أن يكون المشارك من ذوي المكانة والرأي ممن أدوا خدمات جليلة وإسهامات بارزة وموثقة.
أن يكون مثالاً يُحتذى به للأجيال الحالية والقادمة.
أن يكون من أصحاب العلم والمعرفة، ضمن إطار قطاعات تخصصات الموسوعة المعتمدة.
أن تكون هناك أعمال أو إنجازات متميزة ضمن مجال عمله.
أن يكون شخصية متزنة وسوية ومقبولة في إطار المجتمع.
أن يكون من ذوي السيرة الطيبة وحسن السمعة.
ألا يكون قد صدر ضده أي حكم في جريمة مقيدة للحرية أو مُخلة بالشرف أو الأمانة، ما لم يكن قد رُد إليه الاعتبار.
ألا تحتوي صفحات السيرة الذاتية على مضمون أو محتوى مخالف للقوانين المعمول بها، أو النظام العام أو الآداب العامة، أو معارضة في مجال السياسة، أو ما يمس أمن دولة أو نظام حكم، أو جوانب تثير نزعات طائفية أو عنصرية أو دينية، أو انتهاك لحقوق الإنسان.
الانضمام غير مشروط بمؤهل دراسي، أو جنسية أو جنس معين.
تتم الموافقة على الانضمام إلى الموسوعة من قبل الأمانة العامة، ودون التزام بتسبيب قرار القبول أو الرفض. وهي غير مجبرة على تقديم الأسباب في حال الرفض.
عقب استيفاء شروط الانضمام، تنطبق على الشخصية المنتسبة الواجبات والالتزامات التالية:
دفع الرسوم المالية مقابل الخدمة المقدمة، والمدفوعة مسبقاً، وفقاً للآلية المعتمدة، وتكون غير قابلة للاسترداد بعد إتمام إجراءات النشر.
المحافظة على استخدام شعار الموسوعة ضمن الأنشطة والفعاليات التي تليق بالمستوى الاجتماعي لنبلاء الموسوعة. ويحظر استخدام الشعار في أي سياق تجاري أو سياسي أو دعائي، دون موافقة خطية مسبقة من إدارة الموسوعة.
يلتزم المنتسب بعدم استخدام عضويته في الموسوعة أو إدراجه فيها، للإيحاء بأي صفة رسمية، أو تمثيل قانوني للموسوعة، دون تصريح مكتوب.
يُحظر حظراً تاماً على أي مشارك أو منتسب، الانخراط في أي نقاشات أو ممارسات أو تفاعلات، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر، أو عبر وسائل الإعلام أو منصات التواصل الاجتماعي، تتضمن إساءة أو إهانة أو تشهيراً، أو التقليل من شأن أي من منتسبي الموسوعة أو أعضاء إدارتها، أو تنطوي على أي شكل من أشكال التمييز أو العنصرية أو خطاب الكراهية، أو التلميحات ذات الطابع السلبي، أياً كان أساسها، بما في ذلك العرق أو الأصل أو الجنسية، أو الانتماء أو الدين أو الجنس أو أي اعتبار آخر. ويُعد أي إخلال بذلك مخالفة جسيمة، تستوجب اتخاذ الإجراءات المناسبة، بما في ذلك تعليق أو إنهاء العضوية.
يوافق المنتسب على منح الموسوعة حق استخدام ونشر سيرته الذاتية وصوره وبياناته لأغراض التوثيق والإعلام والترويج، وذلك دون المطالبة بأي مقابل إضافي، ما لم يتم الاتفاق خلاف ذلك كتابةً.
سرعة تزويد الفريق الإعلامي في الموسوعة بالمعلومات والصور والفيديوهات والروابط المطلوبة خلال مدة زمنية معقولة، لضمان جودة التغطية الإعلامية.
تحتفظ الموسوعة بحق مراجعة وتحرير واختصار المحتوى المقدم من المشارك، بما يتناسب مع معايير النشر المعتمدة لديها، دون الإخلال بجوهر السيرة الذاتية.
يحق للموسوعة تعليق أو إلغاء العضوية أو حذف السيرة الذاتية في حال:
ثبوت تقديم معلومات مضللة.
الإخلال بأي من شروط وأحكام الموسوعة.
صدور أفعال أو تصريحات تسيء لسمعة الموسوعة أو أعضائها.
صدور حكم قضائي يمس الشرف أو الأمانة أو السمعة المهنية.
قرار بالإجماع، استناداً إلى السلطة التقديرية المخولة لمجلس الأمناء وفق النظام الأساسي، ودون الإفصاح عن الأسباب.
لا تتحمل الموسوعة أي مسؤولية قانونية عن المحتوى المقدم من قبل المنتسب، ويقع عبء التحقق من صحة المعلومات على عاتق مُقدمها.
تحتفظ الجهة القائمة على إدارة وتشغيل الموسوعة، بحق تعديل هذه الشروط والأحكام في أي وقت، ويُعد استمرار المشارك في استخدام خدمات الموسوعة أو الاحتفاظ بانتمائه بعد نشر التعديلات، بمثابة موافقة صريحة على تلك التعديلات.
في حال نشوء أي نزاع بين إدارة الموسوعة وأي عضو من أعضائها أو المنتسبين إليها، أو بين الأعضاء أنفسهم، بسبب أو بمناسبة العضوية، أو استخدام اسم أو محتوى الموسوعة، يتم السعي إلى حله وديًا، وفي حال تعذر ذلك، يختص به القضاء المختص في مقر إدارة الموسوعة (دولة الإمارات العربية المتحدة)، وتطبق القوانين النافذة في تلك الدولة.
